Procesi


Upravljanje poslovnim procesima

Šta su poslovni procesi


Započnimo s lakšim pitanjem - šta je proces?
Proces je niz radnji, promena ili funkcija koje donose određeni rezultat.
Primer dela procesa koji naš marketing želi za cilj ovog teksta Kada govorimo o procesima u poslovanju, to može biti bilo kakav proces koji je u službi poslovne funkcije. Jedan primer takvog procesa je proces nabavke.

Svrha nabavke (kao konačan cilj) je dostavljanje proizvoda od tačke A do B. Taj poslovni proces počinje kada B napravi narudžbinu od A. U međuvremenu se događa niz radnji koje ostvaruju svrhu procesa – dostavljanje proizvoda.

U našem rečniku tako znači:

Poslovni proces je aktivnost ili set aktivnosti kojima se izvršava specifični cilj organizacije (npr. prodaja i dostava proizvoda).

U primeru nabavke cilj organizacije A je dostaviti proizvod organizaciji B. To je specifičan cilj – dostava.

Poslovni proces bi onda uključivao sve aktivnosti koje su između početne i krajnje tačke. Primjer jedne od aktivnosti je dojavljivanje upravniku skladišta da je potrebno pripremiti i poslati određeni broj proizvoda za pošiljku. Upravnik skladišta onda ima nekoliko aktivnosti kojima to i ostvaruje. Sve te aktivnosti dio su poslovnog procesa.

Može se zaključiti da svaka organizacija može imati specifične poslovne procese, Tako, na primer, Vaša organizacija može na unikatan način raditi:

Proces održavanja odnosa s korisnicima
Proces zapošljavanja
Proces razvoja proizvoda
Proces korisničke podrške
Proces izrade izveštaja
U tom slučaju imate specifične poslovne procese.

Neki procesi mogu ili čak moraju u skladu sa standardnom poslovnom praksom ili zakonima (npr. isplata plata ili arhiviranje dokumenata). Zbog toga je važno stalno proučavati zakone i biti u toku s najnovijim zakonskim odrebama.

U teoriji ćete pronaći još niz drugih pojmova (vrste poslovnih procesa, podprocesi, korporativni poslovni procesi…). U ovom tekstu nećemo ulaziti toliko u dubinu već dajemo praktičan pregled poslovnih procesa.

2. Zašto su poslovni procesi važni?



U gotovo svakoj organizaciji postoje tri važna stuba koja trže organizaciju na okupu – ljudi, procesi i tehnologija. Sva tri su povezana i, ako jedan od njih ne funkcioniše dobro, ostali se lako mogu raspasti.
Sva tri elementa su važna. Bez ljudi ne možete, a procesi i tehnologija moraju biti na nivou s ljudima i pripremljeni za rad s njima i za njih.

Ako razmišljamo o procesu kao „metodi ili sistemu kojom postižemo neki komercijalni rezultat“ – onda za uspeh posla je ključno da ljudi pravilno izvršavaju procese. Bez komercijalnog rezultata nema novca za isplatu plata, a ne efikasni procesi umanjuju mogućnost da ljudi u firmi donose zaradu.

Drugim rečima – za bolji komercijalni rezultat potrebno je optimizovati metode ili sisteme kojima se postiže komercijalni rezultat.

To može značiti čitav niz detalja. Na primer:

- Manje koraka u odobravanju računa uvođenjem elektronskog potpisa
- Brži proces donošenja odluka vođenjem zapisnika elektronski, umjesto na papiru
- Jednostavniji unos i prosleđivanje papirnih dokumenata u sistem za upravljanje dokumentima (DMS)

I brojni drugi.

3. Kako upravljati poslovnim procesima?


Ako ste organizacija koja ovisi o troškovima i zaradi da bi opstala – a zasigurno jeste – sigurno želite poboljšati poslovne procese.

Prvi način kako upravljati poslovnim procesima je prepoznati procese koji najviše usporavaju Vaše poslovanje.

Pronaći te procese (ili samo delove procesa) može biti zahtevno, ali je nužno. Na primjer, ako zaprimate veliku količinu računa i najviše vremena trošite na odobravanje (potpisivanje) računa, imate poteškoću koja usporava proces likvidacije računa. Taj deo procesa možete otkriti bilo razgovorom sa zaposlenima, posmatranjem načina na koji se proces odvija (fizičkim posmatranjem ili praćenjem u Vašem ECM i drugim sistemima) ili nekom drugom metodom.

U Mojsiju stalno radimo s preduzećima na optimizaciji poslovnih procesa. Uz široko poslovno znanje, za to koristimo i tehnologiju.

Na primer, ako odobravate račune fizičkim potpisom, u Mojsiju vjerujemo da je to pogrešan način – dapače – papir ne trebate ni videti na Vašem stolu već na računaru trebate videti skenirani račun i odobriti ga. To je velika razlika od fizičkog zaprimanja, sortiranja, dostavljanja, potpisivanja i drugih delova procesa koji mogu potrajati i do pola radnog dana. Elektronski, ovaj proces traje tek nekoliko minuta.

Stoga, odgovor na pitanje „kako upravljati poslovnim procesima“ je – tehnologija koja ubrzava procese. Time osnažujete ljude i ranije spomenuta „tri stuba“ (ljudi, procesi, tehnologija) snažnije se povezuju u dosledan sistem u kojem zaposleni uvek zna kakav je proces i kako najbrže napraviti neku aktivnost.

Završna misao


Povežimo spomenuta „tri stuba“:

Okruženi ste ljudima koji rade posao
Posao je definisan poslovnim procesima
Poslovne procese radite na tehnologiji
Ako jedan od tih elemenata ne funkcioniše dobro, čitav posao pati.

Zbog toga je zaključak vrlo kratak i jasan – poslovne procese trebate uvek preispitivati, tražiti bolje alternative, a ljude i procese povezati tehnologijom.

Mi smo stručnjaci upravo u tom području i preko 10 godina radimo optimizaciju poslovnih procesa i eliminišemo papir iz poslovanja..